ShoreTel IP Phone 485g User Guide 1
Before You Start . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
About This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Organization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Related Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Chapter 1 Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
Overview of the ShoreTel IP Phone 485g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Your Phone’s Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Call Appearance Buttons and Programmable Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Soft Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Your Phone’s Backlight Operation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Reducing Glare on the Phone’s Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Setting up Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Assigning Your Extension to the Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Logging in to the Voicemail System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Unassigning Your Extension from the Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Operating Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Placing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Answering Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Adjusting the Ring and Listening Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Turning off the Phone’s Ringer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Muting a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Guide to the Icons Displayed on Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Using Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Using the Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Making a Call Using Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Accessing Speed Dial Numbers in the Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Finding Detailed Contact Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Using the Intercom through Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Dialing a Voice Mailbox from Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Sending a Whisper Page through Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Using the Call History Viewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Viewing a List of All Calls Placed, Received, or Missed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Placing a Call Using the History Viewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Using the Intercom through the History Viewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Deleting a Call from the History Viewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Interacting with Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
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