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2User Guide ShoreTel IP Phone 485g
Placing a Call on Hold or off Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Answering and Switching Among Multiple Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Diverting an Incoming Call to Voicemail or Another Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Transferring a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Parking and Unparking Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Picking up an Incoming Call for Another Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Chapter 2 Customizing Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33
Overview of Customizing Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Configuring Programmable Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Understanding Call Handling Modes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Changing Your Active Call Handling Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Specifying Options for Call Handling Modes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Changing Your Automatic Off-Hook Preference to Headset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Changing the Ringtone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Changing the Wallpaper Displayed on the Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Changing the Time Zone of Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Enabling Simultaneous Ring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Enabling Handsfree Mode to Suppress Dial Tone for Off-Hook Headsets . . . . . . . . . . . . . . . 41
Modifying the Workgroup Agent State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Enabling or Disabling Simultaneous Ringing on Additional Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Moving a Call to Another Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Chapter 3 Using Advanced Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45
Making a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Using the Join Feature to Conference Active Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Using the Intercom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Paging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Other Advanced Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Chapter 4 Using Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51
Voicemail Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Using Visual Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Interacting with Messages in Visual Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Viewing Saved Messages in Visual Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Deleting Messages in Visual Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Using the Voicemail System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Logging in to the Voicemail System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Interacting with New Messages in the Voicemail System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Listening to Saved Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Sending Messages from Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Leaving a Message and Using Message Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Using Mailbox Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Chapter 5 Troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67
Problems and Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
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