Conferencing User Guide Table of Contents
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2.4 Personal Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
2.4.1 Add Media to Personal or Shared Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2.4.2 Delete Media from Personal or Shared Library. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
2.4.3 Edit Attributes of Files in Personal or Shared Library. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
2.5 My Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2.5.1 Access and Upload Pictures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2.5.2 Remove or Replace Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2.6 Using Conference Web Portal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
2.6.1 Conferences Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
2.6.1.1 List Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
2.6.1.2 Join a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
2.6.1.3 View Information about a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
2.6.1.4 Post a Comment (if enabled). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
2.6.1.5 Set Time Zone (if not already set). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.6.2 Recordings Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.6.3 System Test Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2.6.4 Speed Test Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.6.4.1 Test Connection between Your Computer and ShoreTel System. . . . . . . . . . . . . 41
2.6.5 Download Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.6.5.1 Install ShoreTel Presenter for Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.6.5.2 Install ShoreTel Presenter for Java . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
CHAPTER 3: CREATING CONFERENCES 45
3.1 Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
3.2 Create a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
3.2.1 Set Default Time Zone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
3.2.2 Invite Conference Participants through ShoreTel Conference Web Portal . . . . . . . . . . . . . . . 50
3.2.2.1 Invite Additional Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
3.2.3 Edit Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
3.2.4 View Conference Page Option. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
3.2.5 Delete a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
CHAPTER 4: JOINING AND HOSTING A CONFERENCE 57
4.1 Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
4.2 Enforced Conference Schedules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
4.3 Join a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
4.3.1 Join Conference from Email Invitation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
4.3.2 Join Conference from ShoreTel Conference Web Portal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
4.3.2.1 Join Conference from Public. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
4.3.2.2 Join or Start Conference from My Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
4.3.2.3 Join Conference using Access Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
4.3.2.4 Conference Session Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
4.4 Host a Conference. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
4.4.1 Join Conference as Host. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
4.4.1.1 Log in as Host from inside a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
4.4.1.2 Log in as Host from ShoreTel Conference Web Portal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
4.4.2 Share Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
4.4.2.1 Initiating Desktop Sharing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
4.4.2.2 End Desktop Sharing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
4.4.2.3 Share Files from Conference Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
4.4.2.4 Import Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
4.4.2.5 Whiteboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
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