Table of Contents
ShoreTel IP Phone 480/480g User Guide 2
Deleting a Call from the History Viewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Interacting with Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Placing a Call on Hold or off Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Answering and Switching Among Multiple Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Diverting an Incoming Call to Voicemail or Another Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Transferring a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Parking and Unparking Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Picking up an Incoming Call for Another Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Chapter 2 Customizing Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32
Overview of Customizing Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Configuring Programmable Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Understanding Availability States . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Changing Your Active Availability State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Specifying Options for Availability States . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Changing Your Automatic Off-Hook Preference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Selecting a Headset Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Changing the Ringtone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Changing the Time Zone of Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Customizing the Phone’s Audio Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Enabling Hearing Aid Compatibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Enabling Simultaneous Ring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Enabling Handsfree Mode to Suppress Dial Tone for Off-Hook Headsets . . . . . . . . . . . . . . . 40
Modifying the Workgroup Agent State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Enabling or Disabling Simultaneous Ringing on Additional Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Moving a Call to Another Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Chapter 3 Using Advanced Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44
Making a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Using the Merge Feature to Conference Active Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Using the Intercom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Paging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Other Advanced Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Chapter 4 Using Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50
Voicemail Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Using Visual Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Interacting with Messages in Visual Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Composing Messages in Visual Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Replying to Messages in Visual Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Forwarding Messages in Visual Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Viewing Saved Messages in Visual Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Deleting Messages in Visual Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Using the Voicemail System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Logging in to the Voicemail System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Interacting with New Messages in the Voicemail System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Listening to Saved Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Sending Messages from Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
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